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le 20 juillet 2018

Habilitations avancées, périmètres de visibilité, formules mathématiques, export des bases de question au format Word (docx), ... les nouvelles fonctionnalités du 20 juillet 2018

Habilitations avancées

ExperQuiz permet désormais une gestion très précise des habilitations, c'est à dire des actions spécifiques que chaque utilisateur est autorisé à faire sur la plateforme.

Ces habilitations sont définies en termes de fonctionnalités, mais aussi en termes de bases de questions, et d'ensembles d'utilisateurs. C'est à dire qu'une fonctionnalité telle que "créer, modifier, supprimer des questionnaires" pourra être restreinte à certaines bases de questions, que l'on spécifiera. De même une fonctionnalité telle que "voir les utilisateurs et leurs informations" pourra être restreinte à un sous-ensemble des utilisateurs, un sous-ensemble que l'on pourra définir soit au moyen des groupes, soit en s'appuyant sur une notion nouvelle, la hiérarchie, c'est à dire l'organisation de l'entreprise.

Pour rappel, on distinguait jusqu'à présent des utilisateurs administrateurs et des utilisateurs "ordinaires" c'est à dire non-administrateurs. L'utilisateur administrateur existe toujours, bien sûr. Il peut utiliser toutes les fonctionnalités, sans exception, et ceci sur toutes les bases et tous les utilisateurs. L'utilisateur "ordinaire" existe toujours, ce sont les utilisateurs qui n'ont aucune habilitation particulière. Mais entre les deux, nous pouvons définir maintenant des utilisateurs "avec habilitations spéciales", habilitations que vous pourrez préciser.

Si vous souhaitez utiliser les habilitations avancées, la première chose à faire est de cocher l'option correspondante parmi les options de votre entreprise.



Deux options nouvelles sont présentes :

  • Utiliser les habilitations avancées

  • Utiliser la hiérarchie pour les habilitations

Nous détaillerons plus loin le sens de l'une et l'autre.

Vue "utilisateur" et vue "administrateur"

Il existe deux modes de navigation, deux vues, dans ExperQuiz : une vue utilisateur et une vue administrateur.

Les utilisateurs qui n'ont pas d'habilitation particulière sont toujours en vue utilisateur.

Jusqu'à présent, seul l'administrateur pouvait basculer entre la vue utilisateur et la vue administrateur, ceci au moyen du lien figurant dans le menu déroulant situé sous son nom, en haut à droite de toutes les pages.

Il pouvait arriver qu'un administrateur ne sache pas bien dans quelle vue il se trouvait, car beaucoup d'éléments de la page étaient identiques. Pour cette raison, et parce qu'un nombre plus grand d'utilisateurs sont susceptibles de basculer entre ces deux vues, nous avons introduit le changement suivant :

Le menu administrateur, qui est désormais accessible aux utilisateurs ayant des habilitations spéciales sans être administrateurs, est affiché en blanc sur fond gris, tandis que le menu en vue utilisateur reste en gris sur fond blanc.



Ceci permettra d'identifier immédiatement dans quel mode on se trouve.

Habilitation par fonctionnalité

Sur la page de modification d'un utilisateur, lorsque vous sélectionnez "Habilitations spéciales", le panneau suivant apparaît, qui vous permet de choisir quelles habilitations sont accordées à l'utilisateur :

Passons en revue chacune de ces habilitations.

"Voir les utilisateurs et leurs informations"

Limites : utilisateurs.

Cette habilitation permet de visualiser certains utilisateurs, ainsi que tous leurs résultats d'évaluations.

L'ensemble des utilisateurs concernés, que l'on peut appeler périmètre de visibilité, c'est à dire dont les résultats sont visibles, peuvent être définis de deux manières : au moyen des groupes ou bien au moyen de la notion de hiérarchie. Nous détaillerons plus loin ces deux notions.

Si un utilisateur UA a cette habilitation, et que des utilisateurs U1, U2, U3 sont dans le périmètre de visibilité de UA, alors UA peut consulter toutes les informations disponibles sur U1, U2, U3, y compris la totalité de leurs résultats d'évaluation, quels qu'en soient le contexte de passage, la date, et la base de questions à laquelle l'évaluation se rapporte.

"Voir les contacts et leurs informations"

Limites : aucune.

Rappelons que les contacts sont des utilisateurs qui n'ont pas été inscrits, mais qui ont été invités, au moins une fois, à passer une évaluation, en indiquant soit leur adresse email soit leur numéro de mobile. Ils n'ont pas de mot de passe pour se connecter sur ExperQuiz. Ils ne peuvent pas appartenir à des groupes et ne sont pas positionnés dans l'organisation de l'entreprise.

L'habilitation "voir les contacts et leurs informations" permet de visualiser la liste des contacts enregistrés, ainsi que les résultats d'évaluation de chacun d'entre eux, quels qu'en soient le contexte, la date et la base de questions.

"Voir les bases et les questions"

Limites : bases.

Cette habilitation permet, comme son nom l'indique, de visualiser les bases de questions et les questions de ces bases. Cette visibilité est limitée à un ensemble de bases, qui doivent être cochées dans le panneau intitulé BASES DE QUESTIONS AUTORISEES.

Cette habilitation ne permet pas de modifier ou supprimer des questions.

Si vous ne sélectionnez aucune base, cette habilitation est sans objet : l'utilisateur ne verra aucune base et aucune question.

Si vous sélectionnez toutes les bases, l'utilisateur verra toutes les bases et leurs questions, mais lorsqu'une nouvelle base est créée, elle ne sera pas dans son périmètre, elle devra être ajoutée explicitement.

"Proposer des questions"

Limites : bases.

Cette habilitation permet de proposer des questions, c'est à dire de créer des questions qui devront être validées par un autre utilisateur. Les questions pourront être dans un état brouillon, ou bien proposé, et ne pourront donc pas intervenir dans un questionnaire avant d'être validées.

Cette habilitation est limitée aux bases cochées dans le panneau BASES DE QUESTIONS AUTORISEES, c'est à dire que l'utilisateur ne pourra proposer des questions que dans ces bases.

Notez que cette habilitation étant de peu de conséquence, l'utilisateur qui en bénéficie n'est pas considéré comme un utilisateur "avec habilitations spéciales" (sauf bien sûr s'il a d'autres habilitations que celle-ci). Dans la liste des utilisateurs, il n'apparaît pas avec la mention "P" dans un rond.

Cette habilitation peut être accordée à un utilisateur en définissant "Contributeur : Oui" dans le panneau intitulé DROITS.

"Créer, modifier, supprimer des questions"

Limites : bases.

Cette habilitation permet de créer, modifier, supprimer des questions, ceci uniquement dans les bases de questions sélectionnées. Elle implique l'habilitation "Voir les bases et les questions" ainsi que l'habilitation "Proposer des questions".

Notez que seul un administrateur peut créer une base nouvelle. Une base nouvellement créée ne sera incluse dans aucun périmètre de bases autorisées.

L'utilisateur qui possède cette habilitation peut également valider des questions proposées.

"Voir les questionnaires"

Limites : bases.

Cette habilitation permet de visualiser les questionnaires, ceci uniquement dans les bases de questions sélectionnées. Elle implique l'habilitation "Voir les bases et les questions".

Elle ne permet pas de créer, modifier ou supprimer un questionnaire, et pas non plus d'inviter des utilisateurs à passer un questionnaire.

La visualisation d'un questionnaire inclut la visualisation des questions qui le composent, ainsi que de toutes ses options.

"Créer, modifier, supprimer des questionnaires"

Limites : bases.

Cette habilitation permet de créer, modifier, supprimer des questions, ceci uniquement dans les bases de questions sélectionnées. Elle ne permet pas d'inviter des utilisateurs à passer un questionnaire. Elle implique l'habilitation "Voir les questionnaires".

"Définir la visibilité des questionnaires"

Limites : bases et utilisateurs.

Cette habilitation permet de définir la visibilité des questionnaires, ceci uniquement dans les bases de questions sélectionnées. Elle implique l'habilitation "Voir les questionnaires" ainsi que l'habilitation "Voir les bases et les questions".

La gestion de la visibilité des questionnaires permet d'indiquer si tous les utilisateurs, ou bien certains groupes d'utilisateurs, peuvent voir et jouer un questionnaire. L'utilisateur qui dispose de cette habilitation pourra seulement définir la visibilité pour les groupes d'utilisateurs sélectionnés dans son périmètre.

"Créer, modifier, supprimer des évaluations"

Limites : bases et utilisateurs.

Cette habilitation permet de créer, modifier, supprimer des évaluations. Pour ce qui est de créer ou modifier des évaluations, elle doit être associée à l'habilitation "Voir les utilisateurs et leurs informations". Elle implique les habilitations "Voir les questionnaires", et "Voir les bases et les questions".

Rappelons que l'habilitation "Voir les utilisateurs et leurs informations" permet de consulter les évaluations existantes des utilisateurs appartenant au périmètre de visibilité (spécifié au moyen des groupes ou bien de la hiérarchie).

Créer une évaluation, c'est inviter des utilisateurs ou des contacts, à partir d'un questionnaire. L'utilisateur qui dispose de cette habilitation ne pourra inviter que des utilisateurs appartenant à son périmètre de visibilité.

L'utilisateur qui dispose de cette habilitation pourra visualiser les évaluations dont tous les participants appartiennent à son périmètre de visibilité.

Une évaluation peut inclure à la fois des utilisateurs et des contacts. Si l'évaluation inclut des contacts, elle ne sera visible que si l'utilisateur dispose aussi de l'habilitation "Voir les contacts".

"Voir les médias"

Limites : bases.

Comme son nom l'indique, cette habilitation permet de visualiser tous les médias, dans les dossiers correspondants aux bases sélectionnées.

Seul l'administrateur peut visualiser (et modifier, supprimer) les médias du dossier Entreprise.

"Créer, modifier, supprimer des médias"

Limites : bases.

Cette habilitation permet de créer, modifier, supprimer des médias, dans les dossiers correspondants aux bases sélectionnées. Elle implique l'habilitation "Voir les médias".

"Définir la visibilité des médias"

Limites : bases et utilisateurs.

Cette habilitation permet de définir la visibilité des médias, c'est à dire de rendre certains médias accessibles à certains ensembles d'utilisateurs, définis selon les groupes. Les groupes auxquels la visibilité est offerte seront limités aux groupes d'utilisateurs du périmètre de visibilité.

Cette habilitation implique l'habilitation "Voir les médias".

"Voir les formations"

Limites : bases.

Cette habilitation permet de visualiser les formations qui relèvent des bases sélectionnées.

Visualiser une formation, c'est visualiser ses caractéristiques, son formateur, la liste des utilisateurs participants, la liste des questionnaires et les médias intervenant dans la formation.

"Créer, modifier, supprimer des formations"

Limites : bases.

Cette habilitation permet de créer, modifier, supprimer des formations, dans le périmètre des bases sélectionnées. Elle implique les habilitations "Voir les médias", "Voir les questionnaires" et "Voir les questions", ceci pour les bases sélectionnées.

"Inviter des utilisateurs aux formations"

Limites : bases et utilisateurs.

Cette habilitation permet d'inviter des utilisateurs aux formations, dans le périmètre des bases sélectionnées, et des utilisateurs du périmètre de visibilité.

Elle implique les habilitations "Voir les formations", "Voir les médias", "Voir les questionnaires" et "Voir les questions", ceci pour les bases sélectionnées.

Elle n'est utilisable que couplée avec l'habilitation "Voir les utilisateurs et leurs informations".

"Voir les modules et les parcours"

Limites : aucune.

Cette habilitation permet de voir les modules e-learning et les parcours e-learning.

Rappelons qu'un module n'est pas associé à une base de question, il peut faire intervenir des éléments de diverses bases de questions.

Périmètre de visibilité

Le périmètre de visibilité, c'est à dire l'ensemble des utilisateurs qui sont visibles pour l'utilisateur courant, peut se définir soit au moyen des groupes, soit au moyen de la hiérarchie, c'est à dire de l'organisation de l'entreprise.

Si vous choisissez d'utiliser à la fois les groupes et la hiérarchie, alors le périmètre de visibilité de l'utilisateur sera constitué de la somme des deux ensembles suivants :

  • les utilisateurs de tous les groupes sélectionnés

  • les utilisateurs subordonnés, ou bien subordonnés directs.

Ces modes de sélection sont précisés ci-dessous.

Périmètre basé sur la hiérarchie

On appelle ici hiérarchie l'organisation arborescente de l'entreprise, dans laquelle chaque utilisateur peut avoir un supérieur hiérarchique (N+1) et des subordonnés (N-1).

Il est possible de définir le périmètre de visibilité sur la base de cette organisation hiérarchique, c'est à dire, par exemple, de spécifier qu'un utilisateur est autorisé à visualiser les collaborateurs qui sont ses subordonnés, et tous leurs résultats.

L'utilisation de la hiérarchie pour définir les périmètres de visibilité est une option parmi les paramètres de l'entreprise. Vous pouvez choisir d'utiliser les habilitations avancées seules, ou bien avec la notion de hiérarchie.

Lorsque l'option hiérarchie est sélectionnée, la fiche de chaque utilisateur, lorsqu'il possède des habilitations spéciales, comporte un panneau HIERARCHIE.


Sur ce panneau, vous pouvez, pour l'utilisateur sélectionné (ici Xavier APERQUIZ) :

  • Définir son N+1, en cliquant sur le bouton DEFINIR LE CHEF (N+1). Un panneau s'ouvre à droite pour sélectionner l'utilisateur qui est le N+1 de Xavier APERQUIZ.

  • Définir ses subordonnés directs, N-1, en cliquant sur le bouton DEFINIR L'EQUIPE (N-1). Un panneau s'ouvre à droite pour sélectionner les utilisateurs qui sont subordonnés directs.

  • Supprimer le N+1, en cliquant sur le pictogramme corbeille situé à sa droite.

  • Supprimer l'un des N-1, en cliquant sur le pictogramme corbeille situé à sa droite.

Notez qu'un utilisateur peut tout à fait ne pas avoir de N+1, et/ou ne pas avoir de N-1.

La hiérarchie présentée ici n'inclut que les échelons N+1, N, N-1, mais l'ensemble de l'organisation hiérarchique de l'entreprise est gérée. Si Alexandre CATHER a pour subordonnées Claire DESNOYER et Elisa HOSACK, alors ces collaborateurs sont bien identifiés comme étant N-2 relativement à Xavier APERQUIZ.

Lorsque vous définissez les N+1 et N-1 d'un utilisateur, la cohérence de l'ensemble de la hiérarchie est vérifiée. Si vous tentez de définir une dépendance hiérarchique qui créerait une boucle, c'est à dire où A est chef de B, B est chef de C, et C est chef de A, la modification sera refusée.

Sur ce panneau, vous indiquez également si le périmètre de visibilité de l'utilisateur inclut ou non ses subordonnés, avec 3 options :

  • non : les subordonnés (N-1) ne sont pas inclus dans le périmètre de visibilité, c'est à dire que l'utilisateur ne peut pas voir ses subordonnés et leurs résultats.

  • direct : les subordonnés sont inclus dans le périmètre de visibilité, mais leurs subordonnés (qui sont les N-2, N-3, … par rapport à l'utilisateur courant) ne sont pas inclus.

  • tous : les subordonnés sont inclus dans le périmètre de visibilité, ainsi que leurs subordonnés, et les subordonnés de leurs subordonnés, … ainsi de suite, c'est à dire l'ensemble de la branche de l'organisation hiérarchique dont l'utilisateur courant est la tête.

Périmètre basé sur les groupes

Vous connaissez probablement la notion de groupes d'utilisateurs. Un groupe est simplement un ensemble d'utilisateurs, que vous pouvez définir et gérer très simplement. Un utilisateur peut appartenir à plusieurs groupes, de même qu'il peut n'appartenir à aucun groupe.

Lorsqu'un utilisateur a l'habilitation Voir les utilisateurs et leurs informations, vous pouvez sélectionner les groupes dont les utilisateurs sont visibles.

Dans toutes les fonctionnalités qui utilisent les groupes (voir les utilisateurs, lancer des invitations, définir la visibilité, etc.), l'utilisateur aura une liste de groupe réduite à son périmètre.

Le cas particulier de la contribution

Le droit de contribuer, c'est à dire de proposer des questions, est géré de manière un peu particulière.

C'est une habilitation, que l'on retrouve dans la grande liste des habilitations que l'on peut accorder à un utilisateur. Mais un utilisateur qui n'a que cette habilitation n'est pas considéré comme un utilisateur "avec habilitations spéciales". Ceci simplement parce que le droit de proposer des questions, sans les valider et donc sans les rendre actives, peut être accordé assez largement, sans porter à conséquence. On a donc préféré que seuls, les utilisateurs ayant des habilitations plus importantes soient identifiés comme des utilisateurs "avec habilitations spéciales".

Le droit de proposer des questions peut être restreint à certaines bases de questions.

Equations mathématiques

ExperQuiz intègre actuellement un éditeur de texte pour permettre la saisie de texte formaté (gras, italique, puces, insertion d’images, titres, sous-titres, etc.) au sein de pages web.

Il permet désormais la saisie de formules mathématiques en utilisant la syntaxe de LaTex.
 

La saisie est en partie “wysiwyg” dans le sens où la formule est présentée au contributeur comme elle apparaîtra à l‘utilisateur.   Mais la création et la modification de la formule nécessite la connaissance de LaTex pour les formules. LaTex est très utilisé par les articles de recherche, et donc en général bien maîtrisé par les chercheurs.

Ci-dessous, l’intégration de formules dans ExperQuiz:

Choisissez l'option dans les paramètres de la base ('Texte format' + 'Formules mathématiques')

et écrivez vos formules avec l'éditeur.

Exporter les bases dans un documents docx

ExperQuiz permet d'importer en masse des questions dans une base de questions à partir d'un fichier .docx.

L'export d'une base existante était jusqu'à présent proposé au format Excel. Il a été complété par un export au format équivalent à celui d'import .

 

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