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Nouvelles fonctionnalités
le 3 septembre 2018

ExperQuiz habla español, enrichissement de l'import des utilisateurs, visualisation de l'organisation hiérarchique, archivage des bases de questions, notification par email des messages chat, invitations à une évaluation dans le futur, ... les nouvelles fonctionnalités du 3 septembre 2018.

ExperQuiz habla español

ExperQuiz est maintenant disponible en espagnol.

Sur la page d'accueil, vous pouvez choisir la langue français, anglais ou espagnol.


 

De même dans votre profil, vous pouvez sélectionner la langue de votre interface.


 

Enrichissement de l'import des utilisateurs

L'import des utilisateurs à partir d'un fichier Excel est une des fonctionnalités précieuses de ExperQuiz.

Cette fonctionnalité s'enrichit de deux manières :

  • D'une part il est possible de définir, dans le fichier Excel, les informations relatives à la gestion avancée des habilitations.

  • D'autre part le traitement de l'import des utilisateurs est maintenant asynchrone, c'est à dire qu'il est exécuté en tâche de fond, pendant que vous pouvez faire d'autres choses. Cela permet de vous libérer du temps, mais c'était aussi une nécessité afin de pouvoir importer plusieurs milliers d'utilisateurs depuis un même fichier, ce qui peut prendre plusieurs minutes.

Les nouveaux attributs correspondant aux habilitations sont les suivants :

  • habilitations : les fonctionnalités permises à l'utilisateur, ceci en référence à la page de création/modification des utilisateurs. Les valeurs possibles sont users_view, contacts_view, questions_view, questions_propose, questions_edit, questionnaires_view, questionnaires_edit, questionnaires_visibility, evaluations_edit, media_view, media_edit, media_visibility, trainings_view, trainings_edit, trainings_invite, modules_view, modules_edit, modules_invite, modules_visibility

  • bases_autorisées : une liste de noms de bases de questions, séparés par des virgules. Ce sont les bases sur lesquelles portent les habilitations données à cet utilisateur.

  • groupes_autorisés : une liste de noms de groupes, séparés par des virgules. Ce sont les groupes d'utilisateurs sur lesquels portent les habilitations données à cet utilisateur.

  • id_manager (ou matricule_manager) : le matricule du manager de cet utilisateur, définissant l'organisation hiérarchique de l'entreprise.

  • perimètre_inclut_subordonnés : définit si le périmètre d'habilitation de l'utilisateur inclut ses subordonnés. Les valeurs possibles sont non, direct et tousDirect signifie que le périmètre inclut les subordonnés directs (les N-1). Tous signifie que le périmètre inclut tous les collaborateurs hiérarchiquement rattachés à celui-ci.

Rappelons que ces fonctionnalités d'habilitations avancées doivent d'abord être activées en cochant l'option correspondante dans les paramètres de l'entreprise.

Nous avons également ajouté un second onglet dans le document Excel exemple, qui offre une page d'aide assez complète, avec à la fois des instructions générales et la liste complète des attributs qui peuvent être importés au moyen d'un fichier Excel.

Visualisation de l'organisation hiérarchique

La gestion complète de l'organisation hiérarchique de l'entreprise a été introduite il y a quelques mois déjà. Une fois l'option cochée dans les paramètres de l'entreprise, vous pouvez définir, pour chaque utilisateur qui dispose d'habilitations spéciales, à la fois son manager (N+1) et son équipe (N-1).

Comme on l'a vu plus haut, vous pouvez désormais importer cette information au travers d'un fichier Excel.

Une autre fonctionnalité nouvelle peut être précieuse si l'on souhaite avoir une visibilité sur cette organisation hiérarchique. Dans le menu Utilisateurs, un nouvel onglet intitulé "Hiérarchie", permet la visualisation globale de l'organisation.


 

Archivage des bases de questions

Il est désormais possible d'archiver ou de désarchiver une base de questions. Cela permet de réduire l'affichage des bases à celles qui sont actives et de ne pas afficher des bases qui ne seraient plus utilisées. C'est donc une fonctionnalité particulièrement utile pour les entreprises qui définissent plusieurs dizaines de bases de questions, donc certaines ne sont plus utilisées, ou rarement.

Avant tout, il faut sélectionner l'option "Bouton pour archiver les bases" dans les options de l'entreprise.


 

Ensuite, il suffit de sélectionner les bases concernées.

Une fois archivée, il est indiqué (archivée) à côté du nom de la base et la ligne associée à la base est pâlie. Vous pouvez désarchiver des bases archivées.


 

Une base archivée ne sera plus proposée dans la liste des bases des menus "Questionnaires" et "Questions". Aucune information n'est détruite dans l'archivage, la seule conséquence est une simplification des pages.

Toutefois vous pouvez toujours accéder aux questionnaires et faire des invitations si vous le souhaitez en cliquant sur le bouton Questionnaires ou Questions de la base archivée.

Les évaluations et les formations portant sur des bases archivées seront toujours visibles dans le menu.

Dans les modules, il n'y a pas de prise en compte des bases archivées car un module étant construit à partir de plusieurs bases, cela pourrait être perturbant de ne plus avoir accès à des élements de bases archivées.

Notification par mail des messages 'chat'

ExperQuiz permet désormais au formateur qui écrit un 'chat', dans le contexte d'une formation, d'informer les destinataires par email ou sms. De même, le formateur peut choisir d'être averti par email ou sms lorsqu'un participant écrit un message de chat.

Cette fonction est facile à activer ou désactiver, il suffit de cocher l'option "Envoyer un email ou sms aux participants lorsque vous 'chattez'" ou l'option "Recevoir un email ou sms quand un participant 'chatte'"


 

Cette fonction est utile en asynchrone lorsque tous les participants de la formation ne sont pas forcément actifs sur leur compte ExperQuiz ou lorsque le formateur n'est pas en train d'orchestrer les activités de sa formation.

Invitation à une évaluation à une date dans le futur.

Une invitation à une évaluation est transmise aux participants par email ou sms lorsqu'elle est validée. Jusqu'à présent, l'invitation à une évaluation était envoyée dès la validation de l'invitation, même si l'évaluation n'était ouverte que plusieurs jours après.

Désormais, dans le cadre d'une invitation future, vous aurez la possibilité de saisir un délai D dans les paramètres de l'enteprise. Le mail d'invitation sera envoyé D minutes avant l'ouverture de l'évaluation.

L'évaluation apparaît toujours dans la liste des évaluations de l'utilisateur et elle n'est pas jouable tant que la date d'ouverture n'a pas été atteinte.


 


 

Exemple :

Vous définissez un délai D = 60 minutes.

Si vous invitez des participants à une évaluation dans l'heure précédant l'ouverture, le mail est envoyé aussitôt la validation de l'invitation.

Sinon l'envoi est programmé une heure avant l'ouverture de l'évaluation. Ainsi par exemple, si votre évaluation est programmée pour démarrer vendredi 8 septembre à 14h, les emails (ou sms) d'invitation seront envoyés le vendredi à 13h, soit 60 minutes avant l'ouverture.

 

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