Recueil de données au moyen de formulaires personnalisés

Les questionnaires d'ExperQuiz visent à évaluer la connaissance. A chaque question posée, il y a une notion de bonne réponse et de mauvaise réponse – même si, dans le cas des questions à réponse libre, cette qualité sera à l'appréciation du formateur / professeur.

On souhaite parfois poser des questions afin de recueillir de l'information, sans notion de bonne ou de mauvaise réponse. Il peut s'agir d'information factuelle ("Votre adresse"), ou bien relevant d'une opinion ("Que pensez vous de …"). On pourrait utiliser des questions de questionnaires, et leur affecter un score nul, ce qui aurait pour effet de ne pas affecter le résultat. Mais, fondamentalement, le recueil d'information ('survey', en anglais) relève d'une démarche différente et donc d'une ergonomie différente.

Dans cette version, nous introduisons la possibilité de définir des formulaires de recueil d'information et de les utiliser en association avec un questionnaire. C'est une fonctionnalité majeure, qui pourra donner lieu à de nombreux enrichissements dans les mois à venir.

Pour un aperçu ultra-rapide, regardez la vidéo de présentation de cette nouvelle fonctionnalité.

1) Créer un formulaire

En premier lieu, il convient d'activer la fonctionnalité, sur la page des options de l'entreprise : comme à notre habitude, nous ne voulons pas complexifier la solution pour les utilisateurs qui n'ont pas usage de cette possibilité.

Rendez vous sur la page 'Entreprise', onglet 'Options', et cochez l'option Utiliser un formulaire pour collecter des données.

Vous pouvez aussi ajouter cette gestion des formulaires à votre menu principal, en la cochant dans le bloc Menu Administrateur.

Vous verrez alors apparaître une nouvelle option dans le menu principal.

Cliquez sur cette nouvelle option, vous accédez à la page de gestion des formulaires. Cliquez sur le bouton Nouveau Formulaire pour créer un formulaire.

Donnez un nom à votre formulaire, puis enregistrez. La page vous permet maintenant de construire votre formulaire en sélectionnant des champs, selon un mode opératoire classique dans ExperQuiz : les champs disponibles apparaissent dans la colonne de gauche, les champs sélectionnés dans la colonne de droite. Pour sélectionner un champ, vous pouvez soit le déplacer par glisser-déposer, soit cliquer sur la petite flèche qui l'accompagne.

Chaque champ correspond à une saisie de l'utilisateur, et vous disposez des champs suivants :

• Champ texte : une saisie de texte de longueur limitée

• Champ paragraphe : une saisie de texte sur plusieurs lignes

• Champ date : une saisie de date (qui sera aidée par un sélecteur de date)

• Champ nombre : une saisie de nombre

• Champ sélecteur : l'utilisateur sera invité à choisir une valeur parmi un nombre de choix

• Champ booléen : l'utilisateur sera invité à choisir entre deux valeurs.

Notez que vous pourrez ensuite donner d'autres indications caractérisant ces champs.

Vous pouvez, bien sûr, utiliser plusieurs fois le même type de champ, c'est à dire que lorsque vous utilisez un champ, il ne disparaît pas de la colonne de gauche.

L'étape suivante consiste à définir les libellés de ces champs, dans la colonne de droite. Le libellé est le texte qui sera présenté à l'utilisateur en face du champ de saisie, il doit indiquer à l'utilisateur ce qui est attendu.

En cliquant sur le bouton 'options' , un volet s'ouvre à droite permettant d'indiquer d'autres caractéristiques du champ.

Chaque champ possède un nom. Le nom est d'abord affecté automatiquement, mais vous pouvez le modifier. Lorsque vous avez saisi un libellé pour le champ, le nom est défini en utilisant les premiers mots du libellé. Attention le nom doit être unique dans le formulaire, si deux champs ont le même nom, cela vous sera notifié lors de la validation.

Les autres caractéristiques que vous pouvez définir sont :

• Champ obligatoire : l'utilisateur ne pourra pas valider le formulaire sans avoir renseigné ce champ

• Longueur minimum : nombre minimum de caractères à saisir

• Longueur maximum : nombre maximum de caractères à saisir

• Données utilisateur : si vous indiquez 'Oui', la saisie correspondant à ce champ sera considérée comme caractérisant l'utilisateur (typiquement nom, prénom, date de naissance). La seule conséquence, pour le moment, est que ces saisies apparaissent en tant que colonnes spécifiques dans la feuille Excel de résultats.

• Pour les champs de type sélecteur, vous pouvez indiquer les valeurs possibles, en les séparant simplement par des virgules.

Lorsque vous avez défini tous les champs, vous pouvez valider votre formulaire. Il peut dès lors être utilisé, en association avec un Questionnaire.

2) Utilisation du Formulaire en association avec un Questionnaire

Sur la page Options des Questionnaires, vous trouverez une liste déroulante présentant les formulaires que vous avez créés (et qui ont des champs). Par défaut, le sélecteur est positionné sur 'sans', c'est à dire pas d'utilisation de formulaire. Si vous sélectionnez l'un de vos formulaires ici, il sera présenté aux utilisateurs au démarrage du test.

3) Présentation du formulaire et saisie des utilisateurs

Lorsque le test démarre, le formulaire est présenté à l'utilisateur.

Les saisies seront contrôlées en fonction des paramètres des champs.

Lorsque l'utilisateur clique sur 'enregistrer', les questions sont présentées.

4) Restitution des données saisies par les utilisateurs

Les données saisies par les utilisateurs sont restituées dans un nouvel onglet du résultat d'évaluations, intitulé Données de formulaire, qui présente pour chaque utilisateur (en ligne), et pour chaque champ du formulaire (en colonnes), la saisie donnée par l'utilisateur.

Ces saisies sont aussi restituées dans l'export Excel, dans un nouvel onglet de la feuille de calcul.

Un point important : les champs qui étaient spécifiés 'données utilisateur' figurent dans la feuille Excel en tant que nouvelles colonnes de la page Résultats. Vous avez donc ces saisies en vis à vis de chacun des utilisateurs, avec sur la droite, le score correspondant.

Feuille de présence pour les formations

Pour générer une feuille de présence pour les formations, il faut dans un premier temps, sélectionner, dans le menu Entreprise, la fonctionnalité "Feuille de présence" dans les Formations.

L'onglet 'Feuille de présence' permet de définir une image logo, un titre et un pied de page qui sera des constantes de la feuille de présence.

Ensuite dans chaque formation, un onglet 'Feuille de présence' permet de sélectionner les participants, de remplir les champs : date de début, date de fin, durée en jour et nombre total d'heures.

En cliquant sur le bouton " Télécharger", un document éditable prérempli est ouvert. Pour chacun des jours de formation (matin et après-midi) et pour chacun des participants, une case est destinée à recueillir la signature du participant.

Réinitialisation des mots de passe

Il peut arriver que certains utilisateurs ne retrouvent pas le mail d'activation de leur compte.

Une fonction est disponible pour rénitialiser les mots de passe de certains utilisateurs actifs.

Il suffit de sélectionner les utilisateurs concernés et de cliquer sur le bouton "réinitialiser".

Les utilisateurs reçoivent un message avec leur nouveau mot de passe qu'ils sont invités à modifier.