Synlab Gascogne es un laboratorio privado de biología médica, organizado alrededor de una plataforma técnica en AUCH y 6 sitios periféricos ubicados en Gers y Tarn et Garonne en Francia.

Sabine Génin, gerente de calidad, se encarga desde 2014 de acreditar esta estructura según la norma NF EN ISO 15189. La transversalidad de su función la llevó a hacerse cargo de parte de la gestión operativa de los recursos humanos, en particular requerida por la Norma.

Para llevar a cabo estas misiones, Synlab Gascogne utiliza la solución ExperQuiz desde 2020.

¿Por qué utilizó una plataforma LMS?

La acreditación se basa en el reconocimiento de competencias, y durante las evaluaciones realizadas por COFRAC, se auditan prioritariamente la habilitación inicial y la prueba de la conservación de conocimientos.

Sin embargo, el proceso de integración de una persona, su formación, su habilitación y sobre todo la reevaluación periódica de competencias, son actividades que consumen mucho tiempo para un equipo de unos sesenta empleados, que pueden, para ciertas funciones, realizar más de 20 actividades. . Buscaba una herramienta que me permitiera sobre todo ahorrar tiempo, pero también enseñar, que cada persona asimile nuestros procedimientos y comprenda su utilidad.

¿Por qué eligió trabajar con ExperQuiz?

Antes de Experquiz, teníamos que distribuir los documentos en formato papel, a los empleados repartidos entre los laboratorios en dos departamentos. Por tanto, tuvimos que recuperarlos o relanzar al personal, porque no sabíamos exactamente dónde estaban, luego corregir manualmente las evaluaciones y poner una nota.

ExperQuiz hizo posible desmaterializar todos estos pasos y nos ofreció comodidad en la gestión. Por ejemplo, el seguimiento en tiempo real de las evaluaciones con alertas por correo electrónico y la visualización de todos los resultados para recibir comentarios de los usuarios o decidir qué preguntas deben ser reenviadas.

Para el usuario también fue un valor agregado real porque para cada pregunta del cuestionario, puede acceder a una corrección y una explicación si es necesario, y a su nota al final del cuestionario. También pueden revisar sus respuestas para identificar dónde está su error.

Concretamente, ¿cómo utilizas ExperQuiz a diario?

Hay dos aspectos de uso. En primer lugar, la integración y habilitación de los recién llegados, con el uso del módulo "media" que nos permitió escribir las hojas de ruta del empleado para definir su curso de formación (documentos a leer, escenarios, los diferentes "conocimientos" esperados, etc.) , dependiendo de las funciones. También hemos creado cursos de formación a través de vídeos, que son muy prácticos porque estandarizan la información a comunicar, evitando repetirnos varias veces. El empleado los mira y podemos dedicarnos a otras tareas. Al finalizar el periodo de formación, repartimos un cuestionario para comprobar que se han asimilado los puntos críticos de los procedimientos.

La segunda parte se refiere a la evaluación de la retención de habilidades que, según los riesgos, se realiza cada año o cada dos años. Es en este nivel donde radica una de las características fuertes de la herramienta, que permite cambiar las preguntas en cada evaluación en función de la evolución de nuestros procedimientos, para hacerlas más relevantes. Esto no se hacía, o sólo raramente, con una gestión con papel.

¿Cómo adaptó la plataforma a sus problemas?

La flexibilidad del diseño de ExperQuiz y la riqueza de los módulos, hacen posible configurar el historial organizacional de cada empresa al mismo tiempo que se mejora. Así que no tuvimos ninguna dificultad para utilizar esta herramienta. Otros módulos, como las encuestas, se han modificado para gestionar las evaluaciones de los proveedores. El módulo de formación también nos permitió gestionar rápidamente la actividad de los gases sanguíneos a distancia con enfermeras y médicos en un centro de seguimiento y rehabilitación (difusión de formación, documentos, cuestionario para gestionar la habilitación).

¿Qué opina de la atención al cliente que ofrece ExperQuiz?

El soporte al cliente es muy reactivo. Recibimos una respuesta a nuestras preguntas dentro de una hora o al día siguiente. ExperQuiz escucha a sus clientes, lo cual es muy apreciable.

También me gusta el hecho de que recibimos periódicamente noticias sobre evoluciones o modificaciones introducidas en la herramienta. Es impecable e interesante.

¿Cómo ha facilitado su trabajo la solución?

Nuestro objetivo era ahorrar tiempo, ¡y lo logramos! Además de esta primera contribución esencial, ExperQuiz nos ha permitido desarrollar nuestros procesos optimizándolos. De hecho, la configuración de la herramienta dio lugar a un período de reflexión durante el cual revisamos nuestras necesidades, reestructuramos nuestra organización e identificamos las fallas en nuestro sistema. Por ejemplo, notamos que no rehabilitábamos a empleados para algunas de sus tareas auxiliares. También hemos reducido el número de reevaluaciones de competencias acumulando preguntas por actividades realizadas por los mismos grupos de personas.

¿Cuáles son los comentarios de los usuarios?

Agradecieron la herramienta, que es fácil de usar e intuitiva, incluso para los empleados que se sienten menos cómodos con las computadoras. Los jóvenes incluso hacen cuestionarios en sus teléfonos. El uso de cuestionarios también induce a una mayor comunicación, preguntas de los empleados, que nos dan retroalimentación oral sobre la relevancia de las preguntas, o que piden explicaciones adicionales. Es un enriquecimiento que va en ambos sentidos.

¿Recomendaría la solución ExperQuiz? Si es así por qué ?

Sí, porque moderniza la gestión de los recursos humanos en nuestra profesión, lastrada por un sistema basado en evidencias, durante las evaluaciones COFRAC. La red SYNLAB también ha invertido en la herramienta a nivel de la sede y también la estamos implementando gradualmente en otros SEL. Extender Experquiz a otros laboratorios de nuestro grupo permite intercambiar cuestionarios o materiales de formación, siempre con el objetivo de ahorrarnos un tiempo precioso y así dedicarnos más a los empleados en el terreno para optimizar nuestras organizaciones en beneficio de los pacientes.