Synlab Gascogne est un laboratoire de biologie médicale privé, organisé autour d’un plateau technique à AUCH et de 6 sites périphériques situés dans le Gers et le Tarn et Garonne.

Sabine Génin, responsable qualité est chargée depuis 2014 d’accréditer cette structure selon la NF EN ISO 15189. La transversalité de sa fonction l’a conduite à prendre en charge une partie de la gestion opérationnelle des ressources humaines, notamment demandée par la Norme.

Pour mener à bien ces missions, celle-ci utilise la solution ExperQuiz depuis 2020.

Pourquoi avoir eu recours à une plateforme LMS ?

L’accréditation repose sur une reconnaissance de compétences, et lors des évaluations menées par le COFRAC, l’habilitation initiale et la preuve du maintien des connaissances sont prioritairement auditées. Or le processus d’intégration d’une personne, sa formation, son habilitation et surtout la réévaluation périodique des compétences, sont des activités très chronophages pour une équipe d’une soixantaine de salariés, qui peuvent pour certaines fonctions, effectuer plus d’une 20aine d’activités. Je cherchais ainsi un outil qui me permettrait surtout de gagner du temps, mais également capable de faire de la pédagogie, pour s’assurer que chaque personne assimile nos procédures et en comprenne l’utilité.

Pourquoi avoir choisi de travailler avec ExperQuiz ?

Avant Experquiz nous devions diffuser les documents au format papier, auprès des salariés répartis dans les laboratoires sur deux départements. Il nous fallait donc les récupérer ou relancer le personnel, car on ne savait pas vraiment où ils en étaient, puis corriger manuellement les évaluations, et mettre une note.

ExperQuiz nous permettait de dématérialiser toutes ces étapes et nous offrait un confort dans la gestion. Par exemple le suivi en temps réel des évaluations grâce à des alertes e-mail et la visualisation de l’ensemble des résultats pour un retour utilisateur ou décider de la sélection des questions à soumettre à nouveau. Pour l’utilisateur c’était aussi une vraie valeur ajoutée car pour chaque question du quiz, il dispose d’une correction, et d’une explication si nécessaire, puis de sa note en fin de quiz. Ils peuvent aussi revenir sur leurs réponses pour identifier où se situe leur erreur.

Concrètement, comment utilisez-vous ExperQuiz au quotidien ?

Il y a deux volets d’utilisation. Tout d’abord l’intégration et l’habilitation des nouveaux venus, avec l’utilisation du module « médias » qui nous a permis de rédiger les feuilles de route du salarié pour délimiter son parcours de formation (documents à lire, mises en situations nécessaires, les différents « savoirs » attendus etc..), selon les fonctions. Nous avons également créé des formations intégrant des vidéos, très pratiques car standardisent les informations à communiquer, tout en nous évitant de nous répéter x fois. Le salarié les visionne et nous pouvons nous consacrer à d’autres tâches. À l'issue de la période de formation nous diffusons un quiz pour vérifier que les points critiques des procédures ont été assimilés.

Le deuxième volet concerne l’évaluation du maintien des compétences, qui en fonction des risques est effectuée tous les ans ou tous les deux ans. C’est à ce niveau que réside un des points forts de l’outil permettant de changer, à chaque évaluation, les questions en fonction des évolutions de nos procédures, pour les rendre plus pertinentes. Ceci n’était pas fait, ou que trop rarement, avec une gestion papier.

Comment avez-vous adapté la plateforme à vos problématiques ?

La souplesse de la conception d’ExperQuiz et la richesse des modules, permettent de paramétrer l’historique organisationnel de chaque entreprise tout en l’améliorant. Nous n’avons donc pas eu de difficultés pour exploiter cet outil. D’autres modules, comme par exemple les enquêtes, ont été détournés pour gérer l’évaluation des fournisseurs. Le module formation nous a permis également de gérer à distance rapidement l’activité des gaz du sang auprès des infirmières et médecins d’une structure de soins de suite et de réadaptation (diffusion de formation, de document, de quiz pour gérer l’habilitation).

Que pensez-vous du support client proposé par ExperQuiz ?

Le support clients est très réactif. On obtient une réponse à nos questions dans l’heure ou le lendemain. Il y a aussi une écoute des clients qui est très appréciable. J’aime aussi le fait que l’on reçoive régulièrement des bulletins d’information sur les évolutions ou les modifications qui ont été faites sur l’outil. C’est carré et intéressant.

En quoi la solution a-t-elle facilité votre travail ?

Nous avions pour objectif de gagner du temps, et c’est réussi ! Outre ce premier apport essentiel, ExperQuiz nous a permis de faire évoluer nos process en les optimisant. En effet, le paramétrage de l’outil a induit une phase de réflexion durant laquelle nous avons mis à plat nos besoins, restructuré notre organisation et identifié les failles de notre système. On s’est par exemple aperçu que l’on omettait de réhabiliter des salariés sur certaines de leurs tâches annexes. Nous avons également réduit le nombre de réévaluations des compétences en cumulant des questions par activités réalisées par les mêmes groupes de personnes.

Quels sont les retours des utilisateurs ?

Ils ont très bien accueilli l’outil qui est simple d’utilisation et intuitif, y compris pour les salariés les moins à l’aise avec l’informatique. Les jeunes répondent même aux quiz sur leur téléphone. L’utilisation de quiz induit également plus de communication, de questionnements de la part des salariés, qui nous font des retours oralement sur la pertinence des questions, ou qui demandent des explications complémentaires. C’est un enrichissement qui va dans les deux sens.

Recommanderiez-vous la solution ExperQuiz ? Si oui, pourquoi ?

Oui, car il modernise la gestion des ressources humaines dans notre profession, alourdie par un système reposant sur des preuves, lors des évaluations COFRAC. Le réseau SYNLAB a également investi dans l’outil au niveau du siège et nous le déployons aussi progressivement dans d’autres SEL. Étendre Experquiz à d’autres laboratoires de notre groupe permet des échanges de quiz ou supports de formation, toujours dans le but de nous faire économiser un temps précieux et ainsi mieux se consacrer aux salariés sur le terrain pour optimiser nos organisations aux profits des patients.