¿Podría presentar su función dentro de OC Propreté?

Soy Secretaria General de OC Propreté, el organismo certificador del sector profesional de Limpieza y Servicios Asociados.

Junto con un equipo de seis personas, creamos las certificaciones, las registramos ante France Compétences y organizamos su implantación en todo el territorio nacional.

Acreditamos a los organismos de formación, coordinamos a los evaluadores y a los jurados, y garantizamos el correcto desarrollo de todo el proceso hasta la entrega de las certificaciones. Cada año, cerca de 4.000 candidatos obtienen una certificación del sector.

¿Por qué la certificación es un reto tan importante para el sector de la limpieza?

Los oficios de la limpieza contratan a muchas personas con un nivel de cualificación bajo o que pueden tener dificultades con los conocimientos básicos. Una parte importante de los trabajadores es de origen extranjero y puede enfrentarse a dificultades lingüísticas.

Por ello, los interlocutores sociales quisieron crear una verdadera vía de certificación que permitiera a cada persona desarrollar sus competencias y obtener su reconocimiento oficial.

Estas certificaciones ponen en valor las trayectorias profesionales. Permiten a los trabajadores evolucionar, acceder a empleos más estables o conseguir mejores condiciones salariales. También constituyen un referente para los empleadores, que disponen de una garantía sobre las competencias adquiridas.

Más allá de los recorridos individuales, contribuyen al reconocimiento de los oficios de la limpieza demostrando que se basan en verdaderos conocimientos técnicos y profesionales.

¿Cuáles son las principales dificultades relacionadas con la gestión de una certificación profesional?

Una certificación reconocida por France Compétences debe cumplir unos requisitos muy exigentes. Nuestro trabajo no consiste únicamente en organizar una evaluación; debemos garantizar la conformidad de todo el sistema.

En la práctica, esto implica elaborar los marcos de competencias, aplicar una política de calidad, acreditar a los organismos de formación, controlar las evaluaciones, organizar los jurados, garantizar la trazabilidad de cada expediente y realizar los estudios de cohortes solicitados por France Compétences.

A esto se añade toda la gestión operativa: inscripción de candidatos, planificación de sesiones, coordinación de evaluadores, seguimiento administrativo, emisión de diplomas...

Con varios miles de candidatos cada año, es indispensable disponer de herramientas fiables para gestionar todas estas operaciones.

¿Por qué decidieron lanzar un proyecto de renovación de su plataforma?

Nuestra plataforma anterior había sido desarrollada a principios de la década de 2010. Nos acompañó durante muchos años, pero con el tiempo se volvió difícil de evolucionar.

Los requisitos normativos habían cambiado, nuestra actividad había crecido y necesitábamos una herramienta capaz de acompañar esta evolución a largo plazo.

No buscábamos simplemente una solución para organizar evaluaciones. Queríamos una verdadera plataforma profesional capaz de gestionar todo nuestro proceso de certificación: organismos de formación, evaluadores, jurados, candidatos, seguimiento de calidad, convocatorias, diplomas, así como los aspectos administrativos y financieros.

Estudiamos diferentes soluciones disponibles en el mercado, pero ninguna respondía realmente a nuestras necesidades. Por ello, decidimos partir de una plataforma existente y adaptarla a nuestro sector, en lugar de desarrollar una herramienta completamente específica.

¿Por qué eligieron Experquiz y Certikeo para llevar a cabo este proyecto?

Ya habíamos trabajado con Experquiz en un primer proyecto de plataforma. Lo que más valoramos fue su capacidad de escucha y comprensión de nuestras necesidades.

Venimos de una experiencia mucho más complicada con otro proveedor, con el que no conseguíamos comunicarnos correctamente.

Con Experquiz, desde el primer momento tuvimos interlocutores que escuchaban lo que explicábamos, comprendían nuestras necesidades y eran capaces de traducirlas técnicamente. Esto nos dio la confianza necesaria para confiarles este segundo proyecto.

Hemos denominado EVOC a la aplicación desarrollada por Experquiz y Certikeo, que se basa en la plataforma Experquiz y añade una cobertura completa de las necesidades asociadas a la certificación conforme a los requisitos de France Compétences.

¿Cómo se desarrolló el diseño de EVOC?

Trabajamos paso a paso, desarrollando la plataforma por módulos funcionales.

Cada mes, un grupo de trabajo reunía a las personas implicadas dentro de OC Propreté y a los responsables de proyecto de Experquiz.

Después de cada taller se elaboraba un resumen, se desarrollaba el módulo correspondiente y posteriormente lo probábamos antes de pasar al siguiente.

Esta metodología nos permitió validar progresivamente la plataforma, módulo a módulo, implicando a las personas adecuadas en cada momento.

En la práctica, ¿cómo acompaña EVOC actualmente su actividad?

Todo comienza cuando una empresa u organismo de formación registra a un candidato en EVOC.

A continuación, el candidato se asigna a una sesión de evaluación y nuestros equipos pueden revisar su expediente, validarlo y realizar el seguimiento de su avance.

A partir de esta sesión, la plataforma permite contactar con los evaluadores del territorio correspondiente, recoger sus disponibilidades y enviar las convocatorias y documentos necesarios tanto a candidatos como a evaluadores.

El día de la prueba, los resultados se introducen en EVOC. Después se transmiten a OC Propreté, que prepara los expedientes para el jurado paritario.

Son los interlocutores sociales reunidos en el jurado quienes deciden la concesión de la certificación.

Una vez registrada la decisión, la plataforma envía las comunicaciones de resultados, genera los diplomas y conserva toda la información relacionada con el recorrido del candidato.

Se trata realmente de un proceso gestionado de principio a fin dentro de una misma herramienta, con una trazabilidad completa en cada etapa.

¿Qué beneficios obtienen actualmente de esta nueva plataforma?

Hemos eliminado numerosas tareas manuales y centralizado información que anteriormente estaba dispersa entre varias herramientas.

También hemos incorporado nuevas funcionalidades, como la emisión de diplomas con código QR, que aporta mayor seguridad al proceso, los recordatorios automáticos por SMS enviados a los candidatos antes de la prueba, o la gestión de certificaciones por bloques de competencias, que se ha vuelto imprescindible desde la reforma de 2019.

Hemos ganado en fiabilidad, seguridad y ergonomía. Los organismos de formación nos indican que la plataforma es más sencilla de utilizar que la anterior y que encuentran fácilmente toda la información que necesitan. Es un verdadero cambio en nuestra forma de trabajar.

La plataforma también facilita los intercambios con los organismos de formación, los evaluadores y los candidatos gracias a numerosas automatizaciones.

Por último, nos permite conservar toda la información en un único lugar: expedientes, diplomas, convenios, informes o facturas. De esta forma respondemos mejor a los requisitos de France Compétences y facilitamos el acceso a la información.

¿Cómo describiría su colaboración con los equipos de Experquiz y Certikeo?

Para mí, su principal fortaleza es su capacidad para comprender nuestras necesidades sin abrumarnos con un lenguaje demasiado técnico.

No somos especialistas informáticos y necesitábamos socios capaces de transformar nuestras necesidades de negocio en soluciones concretas.

Durante todo el proyecto tuvimos la sensación de ser escuchados. Y, sobre todo, obtuvimos una herramienta que responde a lo que habíamos solicitado, lo que demuestra que nuestras necesidades fueron correctamente comprendidas.

Desde la puesta en producción, la relación no se ha detenido. Cuando identificamos un punto de mejora o una nueva evolución necesaria, intercambiamos con los equipos y encontramos juntos una solución.

Nunca nos hemos sentido solos ante las dificultades. Para nosotros, son verdaderos socios en este proyecto.

¿Qué evoluciones prevén para EVOC?

Todavía existen funcionalidades que podríamos desarrollar para responder mejor a los requisitos de France Compétences.

Una de las principales líneas de trabajo son los estudios de cohortes, que consisten en contactar con los candidatos varios meses después de obtener su certificación para medir su trayectoria profesional.

Actualmente, seguimos realizando gran parte de este trabajo principalmente por teléfono, lo que representa un coste importante. En el futuro, podríamos imaginar que la plataforma automatice parte de estas solicitudes, por ejemplo enviando directamente cuestionarios unos meses después de la certificación.

Por tanto, continuamos haciendo evolucionar EVOC en función de nuestras necesidades y de los cambios normativos. Esta es también la ventaja de una plataforma que no está limitada y que puede seguir enriqueciéndose con el tiempo.