Pouvez-vous présenter votre rôle au sein de l'OC Propreté ?

Je suis secrétaire générale de l'OC Propreté, l'organisme certificateur de la branche professionnelle Propreté et Services Associés. Avec une équipe de six personnes, nous créons les certifications, les enregistrons auprès de France Compétences et organisons leur déploiement sur tout le territoire. 

Nous habilitons les organismes de formation, coordonnons les évaluateurs et les jurys et assurons le bon déroulement de l'ensemble du processus jusqu'à la délivrance des certifications. Chaque année, près de 4 000 candidats passent une certification de la branche.

Pourquoi la certification est-elle un enjeu majeur pour la branche Propreté ?

Les métiers de la propreté recrutent de nombreuses personnes peu qualifiées ou qui rencontrent des difficultés avec les savoirs de base. Une part importante des salariés est d'origine étrangère et peut être confrontée à des difficultés linguistiques.

Les partenaires sociaux ont donc souhaité construire une véritable filière de certification pour permettre à chacun de développer ses compétences et de les faire reconnaître.

Ces certifications valorisent les parcours professionnels. Elles permettent aux salariés d'évoluer, d'accéder à des emplois plus stables ou à une meilleure rémunération. Elles constituent aussi un repère pour les employeurs, qui disposent d'une garantie sur les compétences acquises.

Au-delà des parcours individuels, elles participent à la reconnaissance des métiers de la propreté en démontrant qu'ils reposent sur de véritables savoir-faire.

Quelles sont les principales contraintes liées à la gestion d'une certification professionnelle ?

Une certification reconnue par France Compétences répond à des exigences élevées. Notre travail ne consiste pas uniquement à organiser une évaluation. Nous devons garantir la conformité de l'ensemble du dispositif.

Concrètement, cela implique de produire des référentiels, mettre en œuvre une politique qualité, habiliter les organismes de formation, contrôler les évaluations, organiser les jurys, assurer la traçabilité de chaque dossier et réaliser les études de cohortes demandées par France Compétences.

À cela s'ajoute toute la gestion opérationnelle : inscriptions des candidats, planification des sessions, mobilisation des évaluateurs, suivi administratif, édition des diplômes...

Avec plusieurs milliers de candidats chaque année, il est indispensable de disposer d'outils fiables pour piloter l'ensemble de ces opérations.

Pourquoi avez-vous lancé un projet de refonte de votre plateforme ?

Notre précédente plateforme avait été développée au début des années 2010. Elle nous a accompagnés pendant de nombreuses années, mais elle était devenue difficile à faire évoluer.

Les exigences réglementaires avaient changé, notre activité s'était développée et nous avions besoin d'un outil capable d'accompagner cette évolution dans la durée.

Nous ne recherchions pas simplement une solution pour organiser des évaluations. Nous voulions une véritable plateforme métier, capable de gérer l'ensemble de notre processus de certification : les organismes de formation, les évaluateurs, les jurys, les candidats, le suivi qualité, les convocations, les diplômes, mais aussi les aspects administratifs et financiers.

Nous avons étudié différentes solutions du marché, mais aucune ne répondait réellement à nos besoins. Nous avons donc choisi de partir d'une plateforme existante et de l'adapter à notre métier plutôt que de développer un outil entièrement spécifique.

Pourquoi avoir choisi Experquiz et Certikeo pour mener ce projet ?

Nous avions déjà travaillé avec Experquiz sur un premier projet de plateforme. Ce que nous avions particulièrement apprécié, c'était leur capacité d'écoute et de compréhension du besoin. Nous sortions d'une expérience beaucoup plus compliquée avec un autre prestataire, avec lequel nous n'arrivions pas à nous comprendre. 

Avec Experquiz, nous avons tout de suite eu des interlocuteurs qui écoutaient ce que nous disions, comprenaient nos besoins et arrivaient à les retranscrire techniquement. C'est ce qui nous a donné confiance pour leur confier ce deuxième projet. 

Nous avons appelé “EVOC” l’application livrée par Experquiz et Certikeo, qui s’appuie sur le socle de fonctionnalité de la plateforme Experquiz, en ajoutant une couverture complète des besoins de la certification France Compétences.

Comment s'est déroulée la conception d'EVOC ?

Nous avons procédé étape par étape, en travaillant par briques fonctionnelles. Chaque mois, un groupe de travail réunissait les personnes concernées au sein de l'OC Propreté et les chefs de projet d'Experquiz. 

À l'issue de chaque atelier, un compte rendu était réalisé, la brique correspondante était développée, puis nous la testions avant de passer à la suivante.

Cette façon de travailler nous a permis de valider progressivement la plateforme, brique après brique, en impliquant les bonnes personnes au bon moment.

Concrètement, comment EVOC accompagne-t-il aujourd'hui votre activité ?

Tout commence lorsqu'une entreprise ou un organisme de formation inscrit un candidat dans EVOC. Le candidat est ensuite rattaché à une session d'évaluation et nos équipes peuvent contrôler son dossier, le valider et suivre son avancement.

À partir de cette session, la plateforme permet de solliciter les évaluateurs du territoire concerné, de recueillir leurs disponibilités, puis d'envoyer les convocations et les documents nécessaires aux candidats comme aux évaluateurs.

Le jour de l'épreuve, les résultats sont saisis dans EVOC. Ils sont ensuite transmis à l'OC Propreté, qui prépare les dossiers pour le jury paritaire. Ce sont les partenaires sociaux réunis au sein du jury qui décident de l'attribution de la certification.

Une fois cette décision enregistrée, la plateforme envoie les courriers de résultat, génère les diplômes et conserve l'ensemble des informations liées au parcours du candidat. C'est vraiment un processus géré de bout en bout au sein d'un même outil, avec une traçabilité complète à chaque étape.

Quels bénéfices retirez-vous aujourd'hui de cette nouvelle plateforme ?

Nous avons supprimé de nombreuses tâches manuelles et centralisé des informations qui étaient auparavant dispersées entre plusieurs outils. Nous avons également intégré de nouvelles fonctionnalités, comme l'édition des diplômes avec un QR code, qui sécurise davantage le processus, les rappels automatiques par SMS envoyés aux candidats avant leur épreuve ou encore la gestion des certifications par blocs de compétences, devenue indispensable depuis la réforme de 2019.

Nous avons gagné en fiabilité, en sécurité, mais aussi en ergonomie. Les organismes de formation nous disent que la plateforme est plus simple à utiliser que la précédente et qu'ils y retrouvent facilement l'ensemble des informations dont ils ont besoin. C'est un vrai changement dans notre façon de travailler. 

La plateforme fluidifie également les échanges avec les organismes de formation, les évaluateurs et les candidats grâce à de nombreuses automatisations. Enfin, elle nous permet de conserver l'ensemble des informations au même endroit : dossiers, diplômes, conventions, rapports ou factures. Nous répondons ainsi mieux aux exigences de France Compétences tout en facilitant l'accès à l'information.

Comment qualifieriez-vous votre collaboration avec les équipes d'Experquiz et Certikeo ?

Pour moi, leur vrai point fort, c'est leur capacité à comprendre nos besoins sans nous noyer dans un vocabulaire technique. Nous ne sommes pas informaticiens et nous avions besoin de partenaires capables de traduire nos besoins métier en solutions concrètes.

Tout au long du projet, nous avons eu le sentiment d'être écoutés. Et surtout, nous avons obtenu un outil qui correspond à ce que nous avions demandé, ce qui prouve que nos besoins avaient été bien compris.

Depuis la mise en production, la relation ne s'est pas arrêtée. Lorsque nous identifions un point à améliorer ou une évolution nécessaire, nous échangeons avec les équipes et nous trouvons ensemble une solution. Nous n'avons jamais été laissés seuls face aux difficultés. Pour nous, ce sont de véritables partenaires sur ce projet.

Quelles évolutions envisagez-vous pour EVOC ?

Il reste encore des fonctionnalités que nous pourrions développer pour répondre aux exigences de France Compétences. L'une des principales pistes concerne les études de cohorte, qui consistent à interroger les candidats plusieurs mois après l'obtention de leur certification afin de mesurer leur parcours professionnel.

Aujourd'hui, nous réalisons encore ce travail principalement par téléphone, ce qui représente un coût important. Demain, nous pourrions imaginer que la plateforme automatise une partie de ces sollicitations, par exemple en envoyant directement des questionnaires quelques mois après la certification.

Nous continuons donc à faire évoluer EVOC au fil de nos besoins et des évolutions réglementaires. C'est aussi l'intérêt d'une plateforme qui n'est pas figée et qui peut continuer à s'enrichir dans le temps.