Évaluation, traçabilité, attestations : les piliers d’une conformité DDA réussie
La DDA impose des obligations strictes, mais avec les bons outils, on peut transformer la contrainte en opportunité. Formation, évaluation, attestations, émargement digital... Découvrons comment automatiser sa conformité tout en valorisant son expertise.
La directive de distribution d’assurances
Qu’est-ce que la DDA ?
La Directive sur la Distribution d’Assurances (Directive UE 2016/97), entrée en vigueur le 1er octobre 2018, encadre la distribution de produits d’assurance au sein de l’UE. Elle vise à renforcer la protection des consommateurs en plaçant l’intérêt du client au centre de la distribution d’assurances pour éviter les ventes inadaptées ou abusives.
La DDA concerne tous les professionnels participant à la vente, la recommandation ou la gestion de contrats d’assurance :
Les intermédiaires d'assurance
- Les courtiers en assurance et/ou en réassurance
- Les agents généraux d’assurance
- Les mandataires d’assurance (y compris les mandataires d’intermédiaires)
- Les comparateurs d’assurances, s’ils interviennent dans la souscription ou la recommandation
Les distributeurs directs
- Les compagnies d’assurances qui vendent directement des produits aux clients
- Les courtiers grossistes
- Les mutuelles, institutions de prévoyance, etc.
Les autres professionnels distribuant de l'assurance à titre accessoire
- Les concessionnaires automobiles (vendant de l’assurance auto ou garantie)
- Les agences de voyage (assurance annulation ou voyage)
- Les commerçants ou enseignes proposant une assurance affinitaire (ex : assurance mobile)
Ces professionnels sont concernés même s’il ne s’agit pas de leur activité principale et qu’ils ne distribuent des produits d’assurance qu’à titre accessoire.
Les obligations imposées par la DDA
La DDA couvre plusieurs obligations principales pour les distributeurs d’assurance :
- Le devoir d’information : informer clairement et précisément le client sur le produit, mais aussi sur la rémunération.
- Le devoir de conseil : recommander un contrat adapté à la situation du client grâce à une analyse ou un recueil des besoins.
- La gouvernance des produits d’assurance : définir une cible de clientèle appropriée et vérifier régulièrement que le produit reste adapté au marché visé.
- La gestion des conflits d’intérêts
- La vente de produits combinés : l’interdiction de la vente liée (sauf exception).
- La compétence et la formation : minimum 15 heures de formation par an en France.
Les obligations de formation
La DDA impose à tous les distributeurs (courtiers, agents généraux, courtiers grossistes, etc.) de disposer de la formation initiale et continue nécessaire pour exercer leur activité.
Un employeur doit donc tenir un registre individuel récapitulant l’ensemble des formations suivies chaque année, le cumul total d’heures réalisées (au moins 15 h/an), ainsi que les justificatifs correspondants (attestations).
Ces justificatifs doivent être archivés et pouvoir être présentés en cas de contrôle (par l’ACPR en France). Il est recommandé de conserver les preuves pendant au moins 5 ans.
En cas de contrôle, l’ACPR, ou l’autorité de supervision compétente du pays, peut demander à vérifier plusieurs éléments :
- La réalité des heures suivies
- L’adéquation du contenu avec les obligations de la DDA
- La cohérence entre le poste occupé et les formations suivies
La formation est donc clé pour être en conformité avec les obligations légales et impose d’être à la fois documentée et processée.
Mais ces obligations de formation peuvent également être une formidable opportunité pour les assureurs et courtiers grossistes, qui peuvent proposer des accompagnements dédiés auprès de leurs réseaux de distribution, en dispensant des formations éligibles à la DDA, payantes ou gratuites.
Cette offre de service valorise ainsi leur expertise et leur image tout en apportant un bénéfice concret pour les courtiers en assurance et les agents généraux.
L’évaluation sommative
Pour être en conformité avec les exigences de la DDA, les formations peuvent être dispensées en présentiel, digitalisées au moyen de modules e-learning, sous le format d’une classe virtuelle ou même d’un webinaire.
Dans chacun des cas, il est nécessaire de faire passer un test digitalisé aux participants à la fin de la session de formation.
L’évaluation sommative, au moyen de questionnaires, est l’outil le plus puissant mais aussi le plus fiable pour garantir qu’une personne a bien suivi une formation et qu’elle a acquis les connaissances vues pendant la session. Le résultat sert de preuve en cas de contrôle de l’ACPR.
Ce test de fin de formation doit se dérouler en conditions contrôlées : temps limité, nombre de tentatives limité, score minimum à obtenir. Pour être crédible et mesurer véritablement l’acquisition des connaissances, l’évaluation doit être composée d’au moins une dizaine de questions, proposées dans un ordre aléatoire. Les réponses possibles doivent également être présentées de manière aléatoire. L’objectif est d’éviter les possibilités de triche.
La digitalisation de cette évaluation offre des avantages concrets. Elle permet à la fois d’optimiser l’expérience des apprenants et d’automatiser un certain nombre de tâches pour gagner en efficacité :
- L’envoi des invitations, par email, via un QR code ou grâce à une page d’auto-inscription
- La gestion des relances et rappels
- Le suivi et l’historisation des résultats
- La gestion du nombre d’essais
- La délivrance et l’envoi d’une attestation de réussite
- L’envoi d’une enquête de satisfaction
Pour mettre en place ce type de mécanisme, il est essentiel de pouvoir s’appuyer sur une plateforme robuste et complète, capable de répondre à tous ces besoins.
Attestations et certificats de formation
Chaque action de formation suivie doit donner lieu à une attestation de présence ou un certificat de réalisation fourni par l’organisme de formation.
L’attestation doit préciser différentes informations :
- Le nom du participant
- La date de la formation
- La durée effective (en heures)
- Les thèmes abordés et les objectifs pédagogiques
- Si l’attestation est délivrée suite à une évaluation : le score obtenu
L’attribution, la création, l’envoi (par email par exemple) et l’archivage des attestations doivent être entièrement automatisés pour sécuriser et rationaliser l'ensemble du processus.
L’attestation ou le certificat doit également être crédible : sa validité doit pouvoir être vérifiée, notamment grâce à un lien unique ou un QR code permettant à l’organisme de contrôle de vérifier que le document a bien été délivré par l’organisme de formation et qu’il n’a pas simplement été falsifié.
L’émargement numérique
La feuille d’émargement permet de contrôler la participation d’une personne simplement en lui faisant apposer sa signature. Autrefois largement utilisée en version papier, cette procédure peut maintenant être réalisée en ligne, avec de nombreux avantages :
- Une expérience améliorée pour les courtiers, agents généraux et commerciaux
- Une sécurisation du processus (pas de feuille perdue, d’oubli, de double signature)
- Une historisation automatique des feuilles de présence
L’émargement digitalisé peut être effectué directement sur le téléphone portable de chaque participant, qui n’a qu’à scanner un QR code, ou bien via un lien envoyé par email.
L’émargement numérique peut être particulièrement utile dans le cadre des formations internes, puisque l’entreprise doit obligatoirement fournir une feuille de présence signée en cas de contrôle. Elle doit également conserver les supports pédagogiques et prouver leur diffusion : mettre à disposition les supports de formation sur un espace digitalisé permet non seulement de répondre aux obligations, mais aussi de faciliter l’accès pour les collaborateurs, contrairement aux documents papier qui sont souvent perdus ou jetés.
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L'importance grandissante de l'adaptive learning dans le monde de la formation et de l'éducation est indéniable. Cette approche, qui se base sur les données des apprenants, permet de personnaliser l’apprentissage aux besoins de chaque individu.
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Mais quelles sont les bonnes pratiques pour concevoir et déployer des modules elearning de qualité ?
Adapter les enquêtes d'évaluation de formation
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Le PAPI et les Soft Skills
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Difficile de parler d’évaluation de formation sans parler du modèle de Kirkpatrick, du nom de Donald Kirkpatrick, qui a en particulier exposé sa vision dans un ouvrage de 1994 intitulé “Evaluating Training Programs”.
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Qu'est-ce que l'upskilling le reskilling et le cross-skilling ?
Il est devenu essentiel pour les entreprises de se doter des connaissances et compétences nécessaires pour rester compétitives, soit en recrutant de nouveaux talents, soit en formant les collaborateurs en interne.
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Comme le LMS, un LAS est une solution SaaS d'évaluation et de e-learning qui permet aux entreprises, centres de formation et établissements d’enseignement de dispenser des parcours de formation complets allant jusqu'à l'évaluation de formation.
