Comment construire un référentiel de compétences : méthode et exemples
Les compétences sont au cœur de la performance des entreprises. Pourtant, identifier précisément les savoirs et savoir-faire nécessaires à chaque métier, évaluer le niveau de maîtrise des collaborateurs et anticiper les besoins futurs reste un défi pour de nombreuses organisations.
Le référentiel de compétences apporte une réponse structurée à ces enjeux. Il permet de formaliser les compétences attendues, de définir des critères d’évaluation et de mieux orienter les actions de formation. Mais comment construire un référentiel réellement utile, adapté aux métiers de l’entreprise et exploitable au quotidien ?
Qu’est-ce qu’un référentiel de compétences ?
Un référentiel de compétences est un document structuré qui recense les compétences nécessaires à l’exercice d’un métier, d’une fonction ou d’une activité. Il précise généralement les connaissances, les savoir-faire et les comportements professionnels attendus, ainsi que les niveaux de maîtrise associés.
Il ne s’agit pas simplement d’établir une liste de qualités ou de connaissances : un référentiel pertinent décrit ce qu’un collaborateur doit être capable de réaliser dans une situation professionnelle donnée et permet d’apprécier son niveau de maîtrise à partir de critères observables.
Par exemple, pour un technicien de maintenance, le référentiel peut distinguer les connaissances techniques, la capacité à diagnostiquer une panne, la maîtrise des procédures de sécurité et l’utilisation des outils de maintenance.
Le référentiel de compétences constitue ainsi une base commune pour les managers, les équipes RH, les responsables formation et les collaborateurs. Il facilite le dialogue autour des compétences, la définition des besoins de développement et le suivi des progrès.
Pourquoi construire un référentiel de compétences ?
La première finalité d’un référentiel est de clarifier les attentes associées à chaque métier. En formalisant les compétences requises, l’entreprise dispose d’une vision plus précise des exigences de ses activités et peut mieux identifier les écarts entre les compétences attendues et celles effectivement maîtrisées.
Cette démarche présente plusieurs avantages. Elle facilite le recrutement et l’intégration des nouveaux collaborateurs, contribue à structurer les parcours de formation et permet d’identifier les compétences à renforcer en priorité. Elle peut également soutenir la mobilité interne, la gestion des parcours professionnels et les démarches de GEPP (gestion des emplois et des parcours professionnels).
Le référentiel permet aussi de dépasser une approche de la formation uniquement fondée sur les demandes exprimées par les collaborateurs ou les managers. En évaluant les compétences de manière structurée, l’entreprise peut orienter ses investissements vers les besoins réellement identifiés.
Enfin, il contribue à harmoniser les pratiques lorsque plusieurs équipes, sites ou centres de formation exercent des activités similaires. Les compétences attendues et les critères d’évaluation reposent alors sur un cadre partagé.
Les 4 étapes pour construire un référentiel de compétences
1. Définir le périmètre et les objectifs
Il est essentiel de déterminer à quoi servira le référentiel. S’agit-il de structurer les formations, d’évaluer les collaborateurs, de sécuriser des activités sensibles, de préparer des certifications ou d’accompagner l’évolution des métiers ?
Cette clarification permet de choisir le bon périmètre. Il est généralement préférable de commencer par un métier, une famille de métiers ou une population prioritaire, plutôt que de vouloir couvrir immédiatement toute l’entreprise.
Il faut également identifier les utilisateurs du référentiel et les modalités selon lesquelles il sera exploité. Un référentiel destiné à guider un plan de formation ne nécessitera pas nécessairement le même niveau de détail qu’un référentiel utilisé pour évaluer des compétences critiques.
2. Identifier les compétences nécessaires
La deuxième étape consiste à recenser les compétences indispensables à l’exercice des activités concernées. L’analyse des fiches de poste constitue un point de départ, mais elle doit être complétée par une observation du travail réel et par des échanges avec les experts métiers, les managers et les collaborateurs.
Il est utile de distinguer plusieurs catégories : les connaissances théoriques, les savoir-faire techniques, les compétences comportementales et les compétences transversales. Selon le métier, les exigences réglementaires, les procédures internes et les évolutions technologiques doivent également être prises en compte.
L’objectif est de retenir les compétences qui ont une réelle utilité opérationnelle. Un référentiel trop détaillé devient difficile à maintenir et à exploiter ; un référentiel trop général ne permet pas de distinguer les différents niveaux de maîtrise.
3. Décrire les compétences avec des critères observables
Chaque compétence doit être formulée de manière claire, précise et suffisamment concrète pour être comprise de la même façon par tous.
Par exemple, « maîtriser la relation client » reste une formulation trop générale pour évaluer objectivement un collaborateur. Il est préférable de la décliner en capacités identifiables : qualifier une demande, reformuler un besoin, appliquer les procédures de traitement ou gérer une réclamation.
Cette précision est essentielle pour rendre le référentiel opérationnel. Elle facilite ensuite la construction des évaluations et limite les interprétations subjectives.
4. Valider, déployer et actualiser le référentiel
Une fois élaboré, le référentiel doit être confronté à la réalité du terrain. Les experts métiers et les managers peuvent vérifier que les compétences retenues sont pertinentes, que les formulations sont compréhensibles et que les niveaux correspondent aux exigences opérationnelles.
Il est ensuite nécessaire de prévoir son utilisation concrète : évaluations, entretiens, parcours de formation, certifications internes ou suivi des compétences. Enfin, le référentiel doit évoluer avec les métiers, les outils, les procédures et les exigences réglementaires.
Un référentiel n’est donc pas un document figé, mais un outil de pilotage qui doit être entretenu et enrichi régulièrement.
Exemple de référentiel de compétences
Prenons le cas d’un conseiller clientèle. Un extrait de son référentiel pourrait être structuré de la manière suivante :
À chacune de ces compétences, l’entreprise peut associer des niveaux de maîtrise et des modalités d’évaluation. Les connaissances relatives aux produits peuvent être évaluées par un questionnaire, tandis que le traitement d’une réclamation pourra nécessiter une mise en situation ou une observation en contexte professionnel.
Cette combinaison permet de mieux distinguer ce qu’un collaborateur connaît de ce qu’il est réellement capable de mettre en œuvre.
Comment évaluer les compétences à partir du référentiel ?
La construction du référentiel constitue une première étape. Pour qu’il devienne un véritable outil de gestion des compétences, il faut ensuite mesurer les niveaux de maîtrise et identifier les écarts par rapport aux attentes.
Plusieurs modalités peuvent être combinées : autoévaluation, évaluation par le manager, tests de connaissances, études de cas ou observation en situation de travail. Le choix dépend de la nature de la compétence et du niveau de fiabilité attendu.
Les évaluations numériques facilitent notamment le déploiement de questionnaires à grande échelle et l’analyse des résultats par compétence, métier ou population. Elles permettent de repérer les points forts, de cibler les besoins de formation et de mesurer les progrès après les actions de développement.
Chez Berger Levrault, par exemple, un référentiel utilisé pour les évaluations métiers s’organise autour de quatre grandes compétences, chacune déclinée sur quatre niveaux d’expertise, soit 16 blocs de compétences. Les questionnaires sont construits à partir de cette structure, ce qui permet d’obtenir une vision détaillée des connaissances et des compétences des collaborateurs.
Retrouvez le cas d'usage complet de Berger Levrault ici.
Du référentiel à une véritable stratégie de développement des compétences
Un référentiel de compétences apporte toute sa valeur lorsqu’il relie les attentes métiers, les évaluations et les actions de formation. Il ne s’agit pas uniquement de dresser un état des lieux, mais de transformer les résultats en décisions concrètes : formations ciblées, parcours individualisés, accompagnement managérial ou préparation à de nouvelles responsabilités.
Une solution digitale spécialisée permet de centraliser le référentiel, de structurer les évaluations et de suivre l’évolution des compétences dans le temps. Les données recueillies offrent ainsi une vision plus objective des besoins et facilitent le pilotage de la stratégie de développement des compétences.
Avec Experquiz, les entreprises peuvent structurer leurs référentiels métiers et compétences, organiser des évaluations ciblées et analyser les résultats pour identifier les écarts de maîtrise. Le référentiel devient alors un outil vivant, au service de la progression des collaborateurs et de la performance de l’organisation.
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