Digitaliser la gestion des attestations de formation
La gestion des formations, qu'elles soient initiales ou continues, représente un défi logistique important pour les organismes de formation, les entreprises et les formateurs indépendants. Parmi les tâches administratives les plus répétitives et chronophages figure la création et l'envoi des attestations de formation.
Ce document officiel, indispensable pour justifier la validation d'un programme et souvent requis pour le CPF (Compte Personnel de Formation), les certifications ou les dossiers professionnels, demande une rigueur et une personnalisation qui peuvent rapidement devenir un fardeau manuel.
Qu’est-ce qu’une attestation de formation ?
Une attestation de formation est un document officiel délivré par un organisme de formation à l’issue d’un parcours pédagogique (formation professionnelle, stage, atelier, séminaire, webinaire, module e-learning, etc.).
Elle certifie que la personne a bien suivi la formation et indique généralement différents éléments :
- L’identité de la personne,
- L’intitulé et le sujet de la formation,
- Les dates,
- La durée,
- Les objectifs,
- L’identité de l’organisme de formation.
Contrairement à un diplôme ou à une certification inscrite au RNCP, l’attestation de formation ne valide pas nécessairement un niveau reconnu par l’État, mais elle prouve la participation et l’assiduité du bénéficiaire.
Cette attestation sert principalement à valoriser les compétences acquises dans un cadre professionnel. Elle est indispensable pour les professionnels qui exercent une activité réglementée et qui doivent justifier d’un certain nombre d’heures de formation chaque année, mais elle peut également être jointe à un CV, présentée à un employeur, utilisée dans le cadre d’une évolution de poste, ou pour justifier d’une mise à jour de connaissances (par exemple en matière de sécurité, de management ou de conformité réglementaire).
Elle constitue ainsi un justificatif officiel du parcours de formation suivi et contribue à démontrer l’engagement d’une personne dans son développement professionnel.
L'automatisation : la clé pour un processus performant
Lorsque le processus n’est pas automatisé, la délivrance des attestations implique un certain nombre de tâches manuelles :
- La collecte manuelle des données de chaque apprenant (nom, prénom, date, formation suivie, résultats).
- La mise en page individuelle de chaque attestation (souvent sur Word ou un logiciel de PAO), avec un risque élevé d'erreurs de saisie.
- L'impression et la signature manuelle.
- L'envoi postal ou par email individuel.
- Le stockage et l’archivage des documents.
Ces étapes sont non seulement coûteuses en temps, mais augmentent aussi le risque d'erreurs, ce qui peut nuire à l'image professionnelle de l'organisme de formation.
À l’ère du numérique, où les formations peuvent être dispensées à une centaine, voire plusieurs milliers de personnes simultanément, délivrer manuellement les attestations à chaque personne n’est pas envisageable.
L'automatisation de la création et de l'envoi des attestations de formation est la réponse moderne à toutes ces problématiques, garantissant rapidité, précision, conformité et in fine, une réduction des coûts.
L’automatisation n’est pas seulement une nécessité, mais elle offre de nouvelles opportunités. Par exemple, une entreprise peut plus facilement offrir des formations avec la délivrance d’une attestation auprès de ses clients ou de ses prospects, valorisant ainsi sa notoriété et son image de marque.
Parmi les solutions disponibles sur le marché, certaines plateformes permettent d’automatiser l’ensemble du processus. C’est notamment le cas d’Experquiz.
Experquiz : la solution complète pour l'évaluation et la certification
L'adoption d'une plateforme d'évaluation et de certification comme Experquiz est la clé. Experquiz automatise l’ensemble du processus et ne se limite pas à la simple gestion des tests. Elle intègre l'ensemble du cycle, de la gestion des modules e-learning à la délivrance et stockage du document en passant, bien évidemment, par l'évaluation des connaissances.
- Création des modules e-learning : Experquiz permet de combiner vidéos, PDF, images, fichiers audio, modules SCORM et quiz, pour créer de véritables modules e-learning complets.
- Gestion des invitations : l’accès au module e-learning peut se faire par e-mail, SMS, QR code ou directement via le tableau de bord personnalisé de chaque apprenant. La gestion des groupes d’utilisateurs permet de simplifier le pilotage des activités et les invitations peuvent être programmées à l’avance.
- Les tests et évaluations : l’évaluation est le cœur de métier d’Experquiz. La plateforme permet de créer des quiz formatifs à intégrer au parcours de formation mais aussi des évaluations sommatives complètes. Il est possible de définir un taux de réussite minimum et un nombre de tentatives limité. La création des évaluations est simplifiée grâce à l’intelligence artificielle directement intégrée à la plateforme.
- Personnalisation des attestations : le document est personnalisable pour refléter l’identité de marque de l’entreprise. Les informations affichées dynamiquement sur le document sont paramétrables directement depuis l’interface Experquiz. Chaque document contient un QR code et une URL permettant d’authentifier sa validité.
- Automatisation de l’envoi des documents : lorsqu’un apprenant complète son parcours de formation et valide les conditions de succès, l’attestation est automatiquement envoyée à l’apprenant et une version est stockée sur Experquiz.
- Mesure de la satisfaction : grâce aux enquêtes là aussi envoyées automatiquement, les apprenants peuvent partager leur retour d’expérience et les formateurs peuvent s’appuyer sur des indicateurs objectifs.
Déléguer la gestion des attestations de formation à une solution comme Experquiz permet de libérer du temps précieux et de sécuriser l’ensemble du processus.
L'automatisation de la création et de l'envoi des attestations de formation n'est plus un luxe, mais une nécessité pour tout organisme visant l'efficacité, la fiabilité et une meilleure expérience apprenant.
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Et si l'on donnait la parole aux étudiants
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