La digitalisation de la feuille d’émargement
La digitalisation et la dématérialisation du processus d'émargement est maintenant un sujet incontournable pour de nombreux acteurs de la formation à la fois pour répondre aux obligations légales tout en en proposant des expériences optimales pour les stagiaires et formateurs.
À quoi sert une feuille d’émargement ou une feuille de présence ?
L'émargement est tout simplement l’action qui permet de contrôler officiellement qu’une personne a participé ou non à un cours, ou une formation. La feuille d’émargement est un document qui permet de recenser et d’officialiser cette action de contrôle.
La feuille de présence ou feuille d’émargement est d’une réelle importance pour les formateurs et les organismes financeurs puisqu’elle constitue une véritable preuve juridique. Elle permet de répondre aux obligations légales prévues dans le code du travail qui s’appliquent à tous ceux qui dispensent des formations.
Autrefois, l’émargement prenait la forme d’une feuille qui était signée par tous les participants d’une formation. Le document était signé chaque jour de la formation, voire chaque demi-journée en fonction des exigences de l’organisme de formation.
Avec la digitalisation des formations, l’émargement lui aussi est de plus en plus numérique et s’appuie sur de nouveaux outils.
La digitalisation et la dématérialisation de la feuille d’émargement
Les formations à distance, les modules e-learning et les formations en blended learning apportent de nouvelles opportunités mais également de nouveaux besoins en termes d’outils qui accompagnent l’apprentissage.
L’émargement digitalisé est aujourd’hui indispensable pour répondre aux exigences réglementaires des organismes de formation, notamment dans le cadre de la certification Qualiopi. Il permet de garantir la traçabilité, la fiabilité et l’horodatage des présences des apprenants, tout en sécurisant les données collectées. Contrairement aux feuilles papier, souvent sources d’erreurs, d’oublis ou de pertes, la signature électronique assure une preuve de présence conforme et facilement exploitable lors des audits ou des contrôles des financeurs (OPCO, CPF, France Travail, etc.). Cette digitalisation facilite également l’archivage et la conservation des justificatifs, répondant ainsi aux obligations de suivi administratif et de conformité.
Dans le cadre de Qualiopi, l’émargement numérique contribue directement à plusieurs indicateurs liés au suivi de l’exécution des prestations, à la traçabilité des actions de formation et à l’amélioration continue des processus. Il renforce la transparence et la crédibilité de l’organisme de formation en démontrant sa capacité à produire des preuves fiables, accessibles et sécurisées. En outre, l’automatisation des processus administratifs permet un gain de temps considérable pour les équipes pédagogiques et administratives, tout en améliorant l’expérience des apprenants et des formateurs.
L’émargement en ligne est possible grâce à la signature électronique qui permet aux stagiaires et aux formateurs de signer à distance la feuille d’émargement. Chaque participant pourra attester de sa présence en effectuant une signature directement depuis son ordinateur, sa tablette et même depuis son téléphone portable. Les formateurs et les organisateurs n’ont donc plus besoin d’imprimer des feuilles de présence.
La dématérialisation de l’émargement offre ainsi plusieurs avantages :
- La fiabilité et l’automatisation du processus de signature pour éviter tout oubli ou toute fraude à la signature,
- Une centralisation des données et une historisation des feuilles d’émargement pour pouvoir vérifier facilement la participation ou non d’un stagiaire à une formation,
- Un gain de temps grâce à une gestion allégée de la formation pour permettre au formateur d’être concentré sur la partie essentielle de l’apprentissage,
- Une économie de coûts liés à la création des feuilles de présence, leur archivage etc.
- Limiter la consommation de papier : un bon point pour l’environnement.
Il est indispensable de s’appuyer sur un outil fiable et complet adapté au besoin de la formation pour dématérialiser l’étape d’émargement. La demande de signature par le formateur et la signature par le stagiaire doivent être simples et intuitives, parfaitement intégrées au parcours de formation pour être efficaces et proposer une expérience sans couture.
La feuille d’émargement digitalisée par Experquiz
Le LMS / LAS Experquiz, grâce à la fonctionnalité Signatures, permet de digitaliser l'ensemble du processus d'émargement et permet au formateur d’attester de la présence des stagiaires à n’importe quel moment de la formation puis d’exporter la feuille d’émargement.
Les formations dans Experquiz permettent de combiner médias, modules e-learning, questionnaires, travaux pratiques le tout géré par un formateur. La brique formation peut être utilisée pour les formations entièrement digitalisées ou pour des formations en blended learning qui mêlent travaux pratiques, étapes de formation et évaluations en ligne.
Lorsque l’émargement est demandé, les apprenants voient immédiatement s’afficher à
leur écran une zone de signature. Il leur suffit ensuite de signer, soit grâce à la souris sur l’ordinateur ou avec le doigt sur tablette et mobile.
L'émargement numérique dans Experquiz est proposé à un tarif particulièrement attractif : contactez nous pour avoir une démonstration et un devis !
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